La médiation virtuelle

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Dans notre série d’articles portant sur la médiation, nous aborderons maintenant la médiation à distance. Par médiation à distance, nous entendons la médiation effectuée à l’aide de moyens technologiques et de communication, soit notamment par conférence téléphonique et vidéoconférence. Pour les fins de cet article, nous mettrons l’emphase sur la vidéoconférence par outils informatiques. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons le terme « médiation virtuelle » pour référer à ce format de médiation.

Dans cet article, nous allons explorer certaines situations où il est intéressant, et même parfois nécessaire, d’utiliser la médiation virtuelle. Nous discuterons également des avantages de ce format et de son processus général. Finalement, nous discuterons des éléments de sécurité et de confidentialité se rattachant à la médiation virtuelle.

Situations : 

Plusieurs situations peuvent mener les parties à considérer l’utilisation de la médiation virtuelle. En effet, l’éloignement, les difficultés à trouver des disponibilités communes, les coûts, les problèmes de transport (ex : annulation de vols) et les problèmes de santé (tant qu’ils n’affectent pas la capacité de prendre des décisions éclairées) sont quelques exemples de situations où la médiation virtuelle peut surmonter ces obstacles.

Au moment d’écrire cet article, il est déconcertant de constater que plusieurs de ces situations sont réunies au même moment. En effet, nous vivons une situation de pandémie mondiale avec la COVID-19[1]. Par conséquent, une grande majorité de pays ont suggéré ou même imposé l’isolement social afin de réduire la propagation du virus et d’aplanir la courbe de contagion, le tout en lien avec les recommandations de l’Organisation Mondiale de la Santé[2]. Évidemment, il s’agit là d’un cas extrême où les citoyens doivent éviter les contacts publics. 

Cette situation d’isolement social risque fortement d’augmenter les délais des recours devant les tribunaux judiciaires. Conséquemment, la médiation virtuelle est un moyen de faire avancer la très grande majorité des dossiers litigieux qui seront retardés par cette situation. 

Avantages :

Voyons quelques avantages de la médiation virtuelle pour les participants et parfois, pour le médiateur lui-même. 

Premièrement, il est généralement beaucoup moins dispendieux d’utiliser la médiation virtuelle lorsque les participants sont éloignés. En effet, les coûts et le temps de transport sont des facteurs à considérer dans l’élaboration du processus de médiation. Par ailleurs, lorsqu’une médiation se déroule sur plusieurs jours, il est possible que certaines séances se déroulent à distance et d’autres en personne. La médiation virtuelle permet donc une flexibilité qui n’existe pratiquement pas devant les tribunaux judiciaires.

Deuxièmement, le fait que les parties peuvent accéder de n’importe où (avec une connexion internet ou cellulaire) à la médiation virtuelle est un avantage certain. Prenons l’exemple du participant qui, en raison de son travail, doit voyager régulièrement et a des disponibilités réduites. Dans le cadre d’une médiation virtuelle, il sera possible d’aménager les séances afin de minimiser l’impact sur sa vie professionnelle. 

Cette situation est également applicable pour le médiateur lui-même. Par exemple, il peut arriver que les parties choisissent un médiateur spécifique qui manque de disponibilités en raison de ses déplacements professionnels ou tout simplement parce que ce dernier a son domicile professionnel dans un autre pays. Pour leurs propres raisons, les parties tiendront mordicus à avoir ce médiateur qui les accompagne dans le processus de règlement de leur différend. La médiation virtuelle pourra alors être une alternative pour procéder. 

De nos jours, la grande majorité des documents se rattachant à un conflit sont soit déjà sur support informatique ou peuvent y être transférés rapidement (ex : numérisation, photo). Conséquemment, l’échange de documents peut se faire très rapidement dans le cadre d’une médiation virtuelle.

Dans la plupart des cas, la combinaison des avantages mentionnés ci-avant permettra de parvenir rapidement à des solutions aux conflits. En effet, il est raisonnable de présumer que la médiation virtuelle, tout comme la médiation « classique », donnera une occasion aux parties de tenter de régler leur conflit avant que ce dernier ne devienne plus important en raison des délais pour agir.

Le processus général de médiation virtuelle :

Sur ce point, il est intéressant de noter que le processus de médiation virtuelle peut se dérouler essentiellement comme une médiation « classique ». Tel que nous le verrons, à l’exception de la présence physique dans une salle, le déroulement est essentiellement le même. Il est également possible d’utiliser un processus mixte où, par exemple, une partie joindrait virtuellement alors que les autres parties seraient dans une même salle avec le médiateur.

De manière générale, la médiation « classique » se passe en session plénière (avec toutes les parties dans la même salle). À certains moments, le médiateur peut effectuer des apartés (caucus) où il rencontrera les parties séparément dans des salles différentes afin d’échanger confidentiellement sur certains points. Chaque partie pourra également utiliser le caucus sans le médiateur, notamment pour analyser l’information et discuter avec leur avocat, conseiller ou autre participant.

Lors d’une médiation virtuelle, le médiateur peut utiliser des canaux de communication différents pour reproduire le même fonctionnement. En effet, il y aura un canal commun pour la session plénière et des canaux spécifiques pour chaque caucus avec les parties. Ces canaux spécifiques assureront que les échanges et documents s’y rattachant demeurent confidentiels. Le médiateur sera alors le seul pouvant passer d’un canal à l’autre pour garder la dynamique de la médiation. 

Du côté du médiateur, il pourra utiliser un « tableau blanc » virtuel pour noter les éléments se rattachant à la progression de la médiation. Il pourra également partager visuellement les modèles et exemples aux parties en lien avec chaque étape de la médiation, dont celle de l’élaboration de solutions. Conséquemment, cela sera similaire à l’expérience de la médiation dans une même salle.

Par la suite, si les parties parviennent à une entente ou non (à un sommaire de médiation), le médiateur pourra alors utiliser les outils de signatures numériques pour finaliser les documents avec les parties. 

Tel que nous le constatons, la médiation virtuelle permet de procéder et d’arriver aux mêmes résultats que la médiation « classique » dans la très grande majorité des situations. 

Éléments de sécurité et de confidentialité :

Dans un premier temps, lorsque nous parlons de médiation virtuelle, il est essentiel d’avoir les outils technologiques pour y participer. De nos jours, nous pouvons assumer que les participants à la médiation ont déjà les outils de base pour s’y joindre. Ainsi, les ordinateurs et téléphones intelligents relativement récents permettent une transmission audio-visuelle de qualité pour tous. Dépendamment de la plateforme de médiation virtuelle utilisée par le médiateur, les parties devront possiblement ajouter quelques fonctions pour assurer la sécurité et la confidentialité des communications.

Il est possible que les parties doivent télécharger un logiciel spécifique pour accéder à la plateforme de médiation virtuelle. L’intégration d’un microphone et d’une caméra numérique (webcam) peut s’avérer nécessaire bien que peu probable vu la présence générale de ces éléments dans les ordinateurs portables et les téléphones intelligents. Il faudra s’assurer d’une qualité acceptable de transmission audio-visuelle pour que cela ne gêne pas le déroulement de la médiation. 

De plus, un logiciel de sécurité (anti-virus) permettra de vérifier que l’appareil utilisé est dans un premier temps sécuritaire de « l’intérieur ». S’assurer d’avoir les versions à jour des systèmes d’exploitation et logiciels sera une façon d’assurer un bon fonctionnement de ceux-ci tout en minimisant le risque de failles de sécurité.

L’utilisation d’une connexion internet ou cellulaire sécurisée sera nécessaire pour la médiation virtuelle. Pour les parties, l’utilisation d’un réseau privé virtuel (« VPN » pour virtual private network) pourra s’avérer nécessaire. Il est possible d’ajouter cette fonction à un faible coût avec plusieurs fournisseurs de logiciels de sécurité informatique reconnus.

C’est le médiateur qui a la première responsabilité de s’assurer que sa plateforme informatique est sécuritaire et confidentielle. Le logiciel utilisé, le cryptage, les pare-feu, le VPN et le contrôle des échanges seront certains des éléments que ce dernier devra vérifier préalablement aux échanges entourant la médiation virtuelle. Cette obligation se poursuivra même lorsque la médiation sera terminée.

Conclusion :

Ultimement, le médiateur jugera de l’opportunité d’utiliser ou non la médiation virtuelle. En effet, certaines situations pourraient être incompatibles avec ce mode de fonctionnement. Cependant, tel que nous l’avons constaté en explorant ce format, la médiation virtuelle comporte de nombreux avantages dont la flexibilité, la rapidité, l’accessibilité et la réduction des coûts. De plus, elle permet un fonctionnement quasi-identique à la médiation « classique ». Finalement, la médiation virtuelle permet d’atteindre les mêmes résultats pour les parties.

Simon Blais est médiateur accrédité en matière civile, commerciale et travail. Il accompagne les parties dans le cadre de la prévention et la résolution des différends. Il offre également les services de médiation virtuelle tout en s’assurant de la sécurité et de la confidentialité du processus. 

RÉRÉRENCE :     

[1] Allocution liminaire du Directeur général de l’OMS lors de la réunion d’information pour les missions diplomatiques concernant la COVID-19 – 19 mars 2020, Organisation Mondiale de la Santé, accessible au https://www.who.int/fr/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-the-mission-briefing-on-covid-19---19-march-2020, en date du 19 mars 2020. 

[2] Id.