1) La protection de la vie privée est un droit fondamental protégé par la Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ c. C-12 et par le Code civil du Québec.

2) La présente politique est adoptée dans le respect des principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, afin de s’assurer que les membres du cabinet Blais Services Juridiques Inc. (ci-après « BSJ ») protège les renseignements personnels détenus dans le cadre des activités du cabinet.

3) La présente politique tient compte des obligations des avocats prévues dans la Loi sur le Barreau, RLRQ c. B-1 et au Code de déontologie des avocats, B-1, r. 3.1.

4) Pour les fins de la présente politique, les termes suivants signifient :

a) Avocat responsable du mandat : avocat de BSJ qui a la responsabilité d’un mandat confié à BSJ et qui est désigné comme tel dans la fiche de renseignement du dossier ;

b) Incident de confidentialité : l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ou l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ou la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ; ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement ;

c) Mandat : Tout travail, tâche ou demande confié aux avocats et avocates de BSJ ou à son personnel dans le cours normal des affaires d’un cabinet d’avocats.

d) Membre de BSJ : toute personne œuvrant au sein de Blais Services Juridiques Inc. ;

e) Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ;

f) Responsable PRP : le membre de BSJ qui est désigné responsable de la protection des renseignements personnels pour BSJ ou toute personne désignée pour le remplacer en son absence ;

5) Les membres de BSJ prennent l’engagement de respecter les règles et les procédures contenues dans la présente politique.

6) BSJ s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels détenus dans le cadre de ses activités.

7) BSJ ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exécution des mandats qui lui sont confiés par sa clientèle ou qui sont nécessaires pour la gestion de ses affaires, y compris dans le but d’éviter des conflits d’intérêts. Selon les circonstances, BSJ peut ou doit recueillir plusieurs types de renseignements personnels, notamment :

- Des coordonnées, comme un nom, une adresse, une adresse électronique (courriel), un numéro de téléphone et un numéro de télécopieur ;

- Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio ;

- Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages ;

- Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement ;

- Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous avons rendus ;

- Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par BSJ ou à une association avec BSJ ;

- Des renseignements sur l’utilisation du site Web de BSJ (ou autre site appartenant et sous le contrôle de BSJ) et d’autres renseignements techniques comme des détails concernant les visites sur les sites de BSJ, votre interaction avec la publicité et le contenu en ligne de BSJ, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins de navigation et d’autres technologies de suivi ; 

- Des renseignements qui sont fournis par les clients de BSJ ou pour le compte de ceux-ci ou que BSJ produit dans le cadre de sa prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.) ;

- Des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public, une preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et recueillies dans le cadre des procédures d’acceptation d’une relation client et de surveillance continue ;

- Tout autre renseignement personnel fourni. Dans la situation où une personne fournit des renseignements à BSJ au sujet d’autres personnes (comme ses clients, administrateurs, dirigeants, actionnaires, propriétaires véritables ou bénéficiaires ultimes), celle-ci doit s’assurer de les avoir dûment avisées qu’elle fournit leurs renseignements et avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements ;

- Le cas échéant, les preuves du consentement qui ont été données à BSJ (date, heure, moyen), dans ces circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels. 

8) BSJ recueille également des renseignements personnels dans le but de transmettre ses publications et autres communications d’intérêt pour sa clientèle. Il est toujours loisible à toute personne de se désabonner de la liste d’envoi utilisée par BSJ pour transmettre ses publications.

9) Lorsque BSJ recueille un renseignement personnel directement de la personne concernée ou de son représentant, BSJ considère que la personne concernée consent à l’obtention de ce renseignement et à son utilisation pour les fins précises du mandat confié à BSJ.

10) BSJ ne recueille pas de renseignements personnels auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 16 ans. Une personne mineure de moins de 16 ans doit fournir à BSJ le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur avant de communiquer des renseignements personnels. 

11) Les personnes ne doivent pas transmettre de renseignements confidentiels à BSJ tant et aussi longtemps qu’un membre dûment autorisé de BSJ n’a pas confirmé par écrit le mandat pour lequel BSJ offrira ses services professionnels. Les courriels non sollicités transmis à BSJ par des personnes qui ne sont pas des clients de BSJ ne donnent pas lieu à l’établissement d’une relation avocat-client ou toute autre relation professionnelle. Lesdits courriels pourraient ne pas être visés par le secret professionnel et, par conséquent, pourraient être divulgués à des tiers. 

12) Le site web de BSJ utilise des témoins de navigation (« cookies »). Toute personne visitant le site web de BSJ, peut consentir ou refuser l’utilisation de témoins navigation (« cookies »). Dans le cas où la personne refuse cette utilisation, il est possible que certaines fonctionnalités de du site web de BSJ ne soient pas opérationnelles. 

13) Aucun membre de BSJ n’utilise un renseignement personnel ou un document contenant un tel renseignement à des fins autres que celles qui sont nécessaires pour l’exécution du mandat confié par un client ou pour l’administration des affaires de BSJ.

14) Si un membre de BSJ désire utiliser un document contenant un renseignement personnel à d’autres fins que celles mentionnées à l’article précédent, il obtient le consentement de la personne visée.

15) En tout temps, une personne peut retirer son consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel en communiquant par écrit avec le responsable PRP; à cette fin, la personne doit demander, préalablement, que l’avocat responsable du mandat lui explique les conséquences de ce retrait sur l’exécution du mandat confié à BSJ.

16) Toute personne peut consulter, obtenir copie, faire rectifier ou demander la suppression d’un renseignement personnel détenu par BSJ la concernant en formulant une demande par écrit au responsable PRP ; une telle demande est gratuite, sauf en ce qui concerne les frais de reproduction de documents, le cas échéant.

17) La demande de suppression d’un renseignement personnel ne peut viser que les renseignements personnels qui sont périmés ou dont la conservation n’est pas justifiée par l’objet du dossier.

18) À moins que la personne qui formule une demande y renonce, toute demande de consultation, de rectification ou de suppression est traitée de façon confidentielle.

19) Les renseignements personnels peuvent être conservés sur un support physique ou en format numérique.

20) Les renseignements personnels détenus par BSJ sur support physique sont conservés dans des endroits sécurisés répondant aux normes applicables aux membres du Barreau du Québec.

21) BSJ prend les moyens appropriés pour assurer la sécurité des renseignements personnels détenus en format numérique, notamment :

a) En respectant les normes applicables aux membres du Barreau du Québec ;

b) En utilisant des moyens technologiques d’identification pour limiter l’accès aux renseignements détenus ;

c) En effectuant des sauvegardes régulières des renseignements détenus ;

d) En mettant à jour de façon continue les connaissances des membres de BSJ en matière de sécurité informatique ;

e) En utilisant les services de techniciens spécialisés en la matière pour maintenir en place des mesures de sécurité contre les virus, intrusions ou toute autre action indésirable susceptible de mettre les renseignements détenus en péril.

22) Des renseignements personnels peuvent également être contenus dans des banques de données d’usage courant, notamment pour la recherche d’informations juridiques dans des décisions de tribunaux, des opinions ou divers écrits internes.

23) Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire dans le cadre d’un mandat confié à BSJ ou dans le cadre de l’administration des affaires de BSJ, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait et le régime juridique applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

24) Lorsqu’un projet envisage la modification des outils de travail des membres de BSJ, notamment le réseau informatique, ou la modification de toute méthode de travail ou aménagement physique ou numérique utilisé par BSJ, le responsable PRP est informé et consulté au sujet des mesures à prendre pour assurer la protection des renseignements personnels.

25) Les renseignements personnels détenus par BSJ dans le cadre d’un mandat confié à BSJ sont conservés pendant une durée minimale de sept (7) ans à compter de la fermeture du dossier pour lequel ils ont été recueillis, suivant la règlementation à laquelle les membres du Barreau du Québec sont assujettis.

26) Les renseignements personnels détenus par BSJ dans le cadre de l’administration de ses affaires et autre que dans le cadre d’un mandat confié à BSJ sont conservés pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et en conformité avec les obligations légales et réglementaires de BSJ.

27) Dans l’intervalle entre la fin d’un mandat ou la fermeture d’un dossier et la destruction d’un renseignement personnel, toute personne concernée par un renseignement personnel peut en demander l’anonymisation en adressant une demande écrite en ce sens au responsable PRP.

28) Aucun membre de BSJ ne peut divulguer à des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre d’un mandat confié à BSJ sans l’autorisation expresse de l’avocat responsable du mandat.

29) Aucun renseignement personnel n’est divulgué à un tiers sans le consentement de la personne visée, sauf dans les cas suivants :

a) Dans le cours normal de l’exécution du mandat confié à BSJ, lorsque requis par la nature du mandat ;

b) Dans le cours normal de l’administration des affaires de BSJ dans la mesure où la divulgation du renseignement personnel est requise. Dans un tel cas, BSJ limite la divulgation aux tiers (comme un fournisseur de services de site web, de développements d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services) aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour l’exécution des services requis. Lesdits tiers devront préserver la confidentialité de ces renseignements. La divulgation sera également soumise aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer une protection adéquate ;

c) Lorsque la divulgation est requise ou permise par les lois et règlements applicables ;

d) Lorsque la divulgation découle d’une ordonnance d’un tribunal compétent ;

e) Lorsqu’un avocat de BSJ juge que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de BSJ, des membres de BSJ ou d’autres personnes.

30) Lorsqu’un membre de BSJ divulgue un renseignement personnel à un tiers dans le cadre de l’octroi d’un mandat, notamment pour la réalisation d’une expertise, les mesures suivantes s’appliquent :

a) Le mandat est confié par écrit ;

b) Le membre de BSJ prend les mesures appropriées pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels, notamment quant aux restrictions relatives à l’utilisation des renseignements personnels ;

c) Le mandat écrit précise au mandataire qu’il doit informer le membre de BSJ qui lui confie le mandat de tout incident de confidentialité concernant les renseignements personnels qui lui sont confiés ;

d) Le membre de BSJ donne des instructions au mandataire sur la conservation et la destruction des renseignements personnels confiés, le cas échéant ;

e) Le membre de BSJ ayant octroyé le mandat informe sans délai le responsable PRP de toute contravention aux directives données au mandataire.

31) Au terme des délais mentionnés aux articles 25 et 26 de la présente politique, BSJ procède à la destruction ou à l’anonymisation des documents physiques ou numériques contenant des renseignements personnels, dans la mesure où les fins pour lesquelles le renseignement a été recueilli ou utilisé sont accomplies.

32) La destruction des documents mentionnée à l’article précédent est effectuée selon les pratiques reconnues afin d’assurer le respect de la confidentialité des renseignements personnels qu’ils contiennent, à toutes les étapes de ce processus.

33) Lorsqu’un membre de BSJ a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité est survenu chez BSJ, la nature de l’incident est identifiée le plus rapidement possible et rapportée sans délai au responsable PRP.

34) En cas d’incident de confidentialité relié à l’équipement ou au réseau informatique, la firme fournissant le support technique est informée immédiatement par le responsable PRP.

35) BSJ prend les mesures raisonnables nécessaires pour réduire au maximum les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes dont les renseignements personnels sont touchés par l’incident de confidentialité.

36) Le risque qu’un préjudice soit causé à une personne à la suite d’un incident de confidentialité est évalué en fonction des critères suivants :

a) La sensibilité du renseignement concerné ;

b) Les conséquences appréhendées de son utilisation ;

c) La probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

37) BSJ avise toute personne concernée par l’incident de confidentialité ou son représentant de la survenance de cet incident.

38) BSJ maintient à jour un registre des incidents de confidentialité.

39) Si l’incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le responsable PRP avise rapidement la Commission d’accès à l’information.

40) Lorsqu’un membre de BSJ communique avec un tiers, notamment une firme se soutien technique, afin de diminuer le risque de préjudice découlant d’un incident de confidentialité, il lui est loisible de divulguer à ce tiers les renseignements personnels requis sans le consentement de la personne visée ; dans un tel cas, le membre de BSJ conserve la communication.

41) Le responsable PRP ou la personne qu’il désigne informe la personne concernée par un incident de confidentialité de tout développement subséquent pertinent concernant cet incident.

42) Le responsable PRP effectue également une rétroaction sur tout incident de confidentialité auprès des membres de BSJ concernés, le cas échéant, afin d’apporter les correctifs nécessaires pour éviter une répétition de l’incident.

43) Toute personne (le « plaignant ») peut déposer une plainte concernant la protection d’un renseignement personnel détenu par BSJ suivant la procédure prévue à la présente section.

44) La plainte doit être transmise par écrit au responsable PRP en utilisant le formulaire se trouvant à l’annexe A de la présente politique ou en indiquant sur un document autre les informations qu’il requiert.

45) Toute plainte est traitée dans un délai de 30 jours par le responsable PRP ou par toute personne désignée pour ce faire, selon le cas.

46) Une réponse écrite est fournie au plaignant lui indiquant les démarches effectuées dans le cadre du traitement de la plainte et les mesures de correction mises en œuvre, le cas échéant.

47) BSJ dispense une formation continue à l’ensemble de ses membres sur la présente politique et sur les bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

48) BSJ communique à ses membres de façon ponctuelle et informelle des précisions sur les mesures à prendre pour préserver la confidentialité des renseignements personnels.

49) La présente politique est révisée, mise à jour et en tout temps disponible sur le site internet de BSJ ; tout changement majeur à celle-ci fait l’objet d’une annonce particulière sur le site internet de BSJ.

Version révisée du 16 novembre 2023

FORMULAIRE DE PLAINTE CONCERNANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A) Identification du plaignant

 Nom :

 Adresse :

 Téléphone :

 Courriel :

B) Plainte

 Description :

Correctif recherché :

Signature du plaignant :

Date :

Me Simon Blais

Courriel : protection.renseignements@blaislegal.ca

Téléphone : 438-500-8583